دفتر معین و تراز آزمایشی چیست ؟
دفتر معین و تراز آزمایشی چیست ؟
در این مقاله سعی شده است اطلاعاتی درباره اینکه دفتر معین و تراز آزمایشی چیست که مربوط به فعالیت های حسابداری هستند ارائه داده شود . دفتر معین دفتري است كمكي و فرعي ، كه جزئيات مربوط به هر حساب دفتر كل ( در صورتي كه آن حساب ، داراي حسابهاي متعدد و جداگانه باشد. ) در آن نگهداري مي شود به عبارت دیگر حسابهای جزء یک حساب کل را در آن نگهداری و ثبت می کنیم. در اين صورت حساب دفتر كل يك حساب كنترل خوانده مي شود.به طور کلی برای آن دسته از حسابهای دفتر کل که دارای چندین زیر مجموعه هستند، دفتر معین نگهداری میشود.
انواع دفاتر معینی که معمولا در موسسات نگهداری میشوند عبارتند از
1- دفتر معين بانك
2ـ دفتر معين بدهكاران
3ـ دفتر معين بستانكاران
4ـ دفتر معين اموال
ویژگی دفاتر معین و نحوه نگهداری آنها چگونه است ؟
دفاتر معين از دفاتر قانوني نيستند و مي توانند به صورت كارتهاي آزاد باشند. معمولاً براي سهولت مراجعه به صفحات دفتر معين ، حسابها در اين دفاتر به ترتيب حروف الفباء نگهداري مي شوند.
تفاوت بین دفتر معین و دفتر کل چیست ؟
دفتر معین، دفتری است که اجزای هر کدام از حسابهای دفتر کل در آن نوشته میشود.
دفتر کل عبارت است از مجموعه حسابهایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده میشود. دفتر کل را دفتر ثبت نهایی هم میگویند .
پس از آنکه رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شد مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به ترتیب در بدهکار و بستانکار حسابهای مربوطه در دفتر کل نوشته میشود که به این کار انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل یا نقل به حسابها گفته میشود .
دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل بر حسب مقتضیات و شرایط ممکن است نگهداری شود . کارتهای حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است .در بعضی از موسسات جریان کار به ترتیبی است که نیاز به تهیه اطلاعات تفصیلی یا جزئیات بعضی از فعالیتهای مالی می باشد . اینگونه اطلاعات را نمیتوان به آسانی از دفتر کل استخراج نمود در نتیجه از دفاتری که جنبه کمکی و فرعی دارند و به نام دفتر معین خوانده می شوند استفاده میگردد .
برای مثال حساب بدهکاران در دفتر کل را در نظر بگیرید. هر سازمانی مطمئنا دارای بدهکاران زیادی می باشد و تفکیک هر کدام از آنها در صورت استفاده از یک حساب به نام بدهکاران کار بسیار مشکل و یا حتی غیر ممکنی می باشد. در این حالت از دفتر معین بدهکاران استفاده می کنیم که هر صفحه به یکی از بدهکاران اختصاص می یابد و کلیه مبادلات و معاملات با فرد یا شرکت مربوط را در آن صفحه ثبت می نماییم، در نتیجه حساب هرکدام از آنها از یکدیگر جدا می شود و در نهایت جمع حساب های دفتر معین باید با مانده حساب کل آن حساب برابر باشد.
حال با داشتن دفتر معین بدهکاران می بینیم که به راحتی قادر خواهیم بود به وضعیت بدهی اشخاص و یا شرکت ها به خودمان، دسترسی داشته باشیم.
تراز آزمایشی چیست ؟
در ادامه تعریف دفاتر معین و تراز آزمایشی به سراغ تراز آزمایشی می رویم که فهرستي از ماندة حسابهاست كه در فواصل زماني مختلف تهيه مي‌شود.
انواع تراز آزمایشی
- تراز آزمايشي دو ستوني
- تراز آزمايشي چهار ستوني
- تراز آزمایشی شش ستونی
- تراز آزمایشی هشت ستونی
ترازهای آزمایشی از چند قسمت تشکیل شده است.
◄ عنوان تراز آزمايشي
◄ ستون نام حساب
◄ ستون شماره حساب
◄ مانده بدهكار
◄ مانده بستانكار
نحوه تهیه تراز آزمایشی چهار ستونی
براي تهيه تراز آزمايشي چهار ستوني ابتدا بايد ماندة حسابهاي پايان دوره را با توجه به فعاليتهاي جديدي كه صورت گرفته مجدداً محاسبه نماييم. بنابراين طي دو مرحله تراز آزمايشي چهار ستوني تهيه مي شود مرحله اول ثبت در حسابهاي T و مانده گيري و مرحله دوم تهيه تراز آزمايشي مي باشد.
تراز آزمايشي معمولاً به منظور كمك در كشف اشتباهات ناشي از عمليات حسابداري مورد استفاده قرار مي گيرد. اشتباهات حسابداري را نيز مي توان به دودسته تقسيم نمود :
اشتباهاتي كه موجب عدم توازن ستونهاي تراز آزمايشي مي شوند.
اشتباهاتي كه در توازن ستونهاي تراز آزمايشي اثري ندارند.
چه اشتباهاتي موجب عدم توازن ستونهاي تراز آزمايشي مي شوند ؟
*اشتباه در نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر كل و دفتر معین .
*ثبت مبلغي در بدهكار يك حساب به جاي بستانكار و به عكس.
*اشتباه در مانده گيري حسابها.
*اشتباه در نقل مبلغ ماندة حسابها به تراز آزمايشي.
*اشتباه در جمع ستون بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي.
*انتقال ماندة بدهكار يك حساب به ستون بستانكار تراز آزمايشي و به عكس.
شيوه هاي پيدا كردن سريع اشتباهات
در صورتيكه جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي توازن نداشته باشد ـ تفاوت بين اين دو مبلغ را بدست مي آوريم زيرا ممكن است در يافتن علت اختلاف كمك نمايد و مبلغي از قلم افتاده باشد.
در صورتيكه تفاوت بين جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي بر دو قابل قسمت باشد ـ نشان دهندة آن است كه يك ماندة بدهكار در ستون بستانكار و يا بر عكس ثبت گرديده است.
در صورتيكه تفاوت بين جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي بر نه قابل قسمت باشد ـ نشان دهنده آن است كه امكان دارد دو نوع اشتباه رخ داده باشد.
چه اشتباهاتي در توازن ستونهاي تراز آزمايشي اثر ندارند ؟
كليه مبالغي كه دربدهكار حسابها ثبت گرديده ، برابر با مبالغي است كه در بستانكار حسابها ثبت شده است.
مانده بدهكار يا بستانكار حسابها به درستي محاسبه و به تراز آزمايشي نقل شده است.
جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي صحيح است.
مهمترين اشتباهاتي كه در توازن تراز آزمايشي اثري نداشته اما دال بر صحت آن نيز نمي باشند
از قلم افتادن ثبت يك يا چند معامله در دفتر روزنامه.
از قلم افتادن نقل چند آرتيكل ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر كل.
ثبت يك معامله در دفاتر به مبلغي كمتر يا بيشتر از مبلغ واقعي آن.
بدهكار يا بستانكار كردن يك حساب به جاي حسابي ديگر.
اشتباه يكسان در تعيين ماندة بدهكار يك حساب و ماندة بستانكار حسابي ديگر.
ثبت بيش از واقع مبلغ يك معامله و ثبت كمتر از واقع مبلغ معامله ديگر در يك حساب به طوري كه مبلغ اشتباه در هر دو مورد يكسان باشد.
تصحيح اشتباهات با توجه به نوع اشتباه و تاريخ كشف آن به سه دسته تقسيم مي شود :
.1تصحيح اشتباهاتي كه در دورة مالي جاري انجام مي شوند و نيازي به ثبت آرتيكل جديد جهت اصلاح ندارند.
.2تصحيح اشتباهاتي كه در دورة مالي جاري انجام مي شوند و نياز به ثبت آرتيكل جديد جهت اصلاح دارند.
.3اشتباهاتي كه در دورة مالي بعد كشف مي شوند.
تصحيح اشتباهاتي كه در دورة مالي جاري كشف مي شوند و نيازي به ثبت آرتيكل جديد ، جهت اصلاح ندارند
- اشتباه در نام حساب ، يا مبلغ آن در آرتيكل ثبت شده در دفتر روزنامه ، كافيست براي اصلاح روي نام يا مبلغ را خط كشيده عنوان يا مبلغ صحيح نوشته شود.
- اشتباه در نقل مبلغ از دفتر روزنامه به دفتر كل كه براي تصحيح آن ، روي مبلغ اشتباه در دفتر كل خط كشيده و مبلغ صحيح در بالاي آن نوشته مي شود.
تصحيح اشتباهاتي كه در دورة مالي جاري انجام مي شوند و نياز به ثبت آرتيكل جديد جهت اصلاح دارند
- حسابدار اشتباهاً جابجايي در نام حساب داشته باشد.
- حسابدار اشتباهاً نام حساب ديگري را ثبت نمايد.
- حسابدار اشتباهاً مبلغي غير از مبلغ واقعي را ثبت نمايد.
امیدواریم از این مقاله که تلاش شد اطلاعات مفیدی درباره اینکه دفتر معین و تراز آزمایشی چیست ارائه دهد لذت برده باشید.
