10ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب . نرم افزارهای حسابداری و مالی که ابزار حسابداران هستند از مهمترین ابزارها و بخش های یک سازمان هستند که حسابداران برای افزایش بهره وری، کاهش خطا در ثبت، تنظیم آسان تر گزارش های قانونی و تحلیل دقیق تر شرایط مالی کسب و کار از آنها بهره می گیرند و 10 ویژگی دارند که در این مقاله تلاش کردم به بررسی این مزیت ها بپردازم.

10ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب :

1. اولین ویژگی که به آن می پردازیم ارائه گزارش های تحلیلی و کاربردی یک نرم افزار حسابداری است. اگر یک سرچ ساده در اینترنت انجام دهید پی خواهید برد که اطلاعات مهمترین ابزار در دنیای کسب و کار هستند و به مدیران کمک می کنند تا توان تصمیم گیری خود را افزایش دهند و بتوانند آگاهانه تر و دقیق تر تصمیم بگیرند. یک نرم افزار حسابداری باید بتواند گزارش هایی که مورد نیاز سازمان است را تهیه کند و موقعیت سازمان را ارتقا دهد. اگر تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده است را بررسی کنید دلیل ورشکستگی بسیاری از سازمان ها در دو سال اولیه تاسیس عدم دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آنها می باشد. بنابراین بر طبق اهمیتی که برای اطلاعات بیان شد یک نرم افزار حسابداری مناسب باید گزارش های قانونی مانند گزارش های خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی را ارائه دهد تا حسابداران مدت زمان قابل توجهی به ثبت این اطلاعات نپردازند. مطمئنا استفاده از نرم افزار حسابداری کمک می کند تا گزارش هایی دقیق تر و کاربردی تر ارائه شود.
2. اگرچه حسابداری رشته ای است که افراد مدام با آمار و ارقام سروکار دارند اما یک نرم افزار حسابداری که جذابیت های بصری داشته باشد و از ویژگی های گرافیکی مانند ارائه نمودارها و گزارش ها برخوردار باشد برای حسابداران مناسب تر است و در ارائه مناسب تر تحلیل به حسابداران یاری می دهد. اگر گزارش های تصویری مناسبی به صاحبان سهام و مدیران ارائه گردد، آنها درک شفاف تری از وضعیت کسب و کار خواهند داشت و ارتباط بهتری بین حسابداران با مدیران عالی سازمان برقرار خواهد شد.
3. در یک سازمان ممکن است در یک زمان خاص کنترل عملیات چک، کنترل حساب های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، محاسبه دستمزد کارمندان، خرید از تامین کنندگان، ثبت سند حسابداری و چندین فعالیت دیگر به طور همزمان انجام شود که اگر این اطلاعات به صورت یکپارچه سازماندهی شده باشند به سازمان کمک شایانی خواهند کرد. یک نرم افزار حسابداری مناسب باید بتواند تمام موجودی مالی سازمان را به صورت یکپارچه و منسجم ارائه دهد.
4. هر شرکتی که یک نرم افزار حسابداری و مالی را تولید می کند باید تغییراتی که در قانون و استانداردهای حسابداری رخ می دهد را به طور کامل پیش بینی می کند. این تغییرات باید به سرعت در نرم افزارهای حسابداری خود را نشان دهند و حسابدار دغدغه ای بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. برای اینکه یک نرم افزار حسابداری مناسب این ویژگی را داشته باشد باید یک تیم مجرب و متخصص پشتِ برنامه نویسی نرم افزار قرار داشته باشد تا بتواند سازگاری با تغییرات را تامین و پشتیبانی کند و حسابداران از این بابت نگرانی نداشته باشند.
5. در ادامه بررسی 10ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب به این مبحث می رسیم که هر کسب و کاری در رابطه با حوزه فعالیتی که دارد راه حل مرتبط با آن هم باید ارائه شود. طبیعتا یک نرم افزار حسابداری هم به این صورت است. اگر شرکتی در حوزه پیمانکاری فعالیت دارد باید از نرم افزاری که بتواند پروژه ها و قراردادها را به لحاظ مالی مدیریت کند استفاده کند به عبارت دیگر نرم افزار حسابداری مناسب باید سازگاری با محیط کسب و کار داشته باشد.
6. همه ی کسب و کارهایی که شروع به فعالیت می کنند هدف اصلی آنها رشد و توسعه است. تصور کنید سازمانی چهارنفر پرسنل دارد و با یک سیستم حسابداری می تواند فعالیت های مالی خود را مدیریت کند. حال اگر به تعداد پرسنل در طول چند سال افزوده شود ، سیستم حقوق و دستمزد نیاز می شود و با افزوده شدن پرسنل تراکنش های مالی هم گسترش پیدا می کند و سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت اضافه کند. پس با این توضیحات رشد و توسعه همه ساله در کسب و کارها اتفاق می افتد و نیاز به بسته ی نرم افزاری خاصی است که صرفا پاسخگوی وضعیت فعلی کسب و کار نباشد بلکه جامع و گسترش پذیر باشد. بنابراین تولید کننده نرم افزاری را انتخاب کنید که با سبد محصولی مناسب پاسخگوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با گسترش کسب و کار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
7. اطلاعاتی که در بخش مالی وجود دارد از مهمترین اطلاعات موجود در یک سازمان هستند. بنابراین نیاز به ثبت این اطلاعات جدی است و اگر دچار مشکلاتی مانند سرقت شوند می توانند آسیب های اساسی به سازمان وارد کنند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهیه‌ی نرم‌ افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان ارائه‌دهنده نرم‌ افزار، رضایت‌مندی مشتریان و اعتبار آن شرکت در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
8. شرکتی که نرم افزار حسابداری تولید می کند باید پشتیبانی و خدمات پس از فروشی را ارائه دهد که حسابدار بتواند روی آن حساب کند. این مورد باعث می شود خود شرکت نرم افزاری هم به اعتبار مناسبی دست پیدا کند و زودتر به اهداف خود دست یابد. بسیاری از تولیدکنندگان نرم‌ افزار، خدمات پس از فروش را فقط نصب نرم‌ افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم‌ افزار حسابداری ارائه می‌دهد باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به مسائلشان راحت کند، خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر لحظه که بخواهند می‌توانند مسائل‌شان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم‌ افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسائل مشتری را مهم‌ترین مسوولیت‌شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی است تا سازمان بتواند به‌شکلی موثر درخواست و مسائل مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متعددی مانند پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین، تلفن پاسخگوی گویا، مراجعه‌ی حضوری، ابزار مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان ارائه کننده نرم‌ افزار می‌بایست ارائه شوند.
9. یکی از مهمترین ویژگی های یک نرم افزار حسابداری مناسب این این است که به قدر کافی یوزر فرندلی باشد. در اینجا مثالی می زنم تا بهتر متوجه منظورم شوید. تمامی محصولاتی که شرکت مایکروسافت ارائه می کند نرم افزارهایی کاربر پسند و ساده هستند. اگر به ورد ، پاورپوینت یا محصولات دیگر آن دقت کنید در می یابید که مردم به راحتی با آنها کار می کنند و به مرور زمان به قابلیت های این نرم افزار ها مسلط می شوند. حال یک نرم افزار حسابداری و مالی را هم اگر در نظر بگیرید آنها هم از چنین قائده ای مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به‌راحتی بر نرم افزار مسلط شود و به‌سرعت بتواند کار با آن را شروع کند. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم‌ افزار، ویژگی کم‌یابی است که اگر حسابداران و مدیران مالی به آن دست یابند بهره‌وری کاریشان افزایش و تنش‌های کاریشان کاهش می‎یابد.
10. اخرین موردی که از 10ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب بررسی می کنیم قیمت است. توجه کنید قیمت محصولی که می‌خرید صرفا بابت نرم‌ افزاری که تهیه می‌کنید نیست. تمامی موارد ذکر شده در هزینه‌های آتی سازمان شما تاثیرگذار هستند. نرم‌ افزاری که قابلیت گزارش‌دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار و مدیر مالی شما نمی‌دهد، یادگیری و تسلط یافتن بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی‌ آن پایین است و… به‌طور جدی به کسب‌و‌کار شما آسیب می‌زند و هزینه‌های جبران‌ناپذیری بر سازمان شما وارد می‌کند.