BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار چیست ؟

در توضیح اینکه مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPM چیست ، روش‌ها، تکنیک ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایند کسب و کار است؛ به عبارت دیگر، BPM یک رویکرد ساختار یافته باهدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد.

مدیریت فرایند کسب‌وکار یا BPM) business process management)، ریشه در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات دارد. همین موضوع یکی از عوامل مهم محبوبیت و کارآمدی این رویکرد است. با رشد و ترکیب این دو علم، مفهوم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ایجاد گردیده است. در واقع BPM پس از رویکردهای TQM و BPR در مدیریت و به موازات آن پس از ظهور سیستم های مدیریت پایگاه داده، سیستم های مدیریت منابع سازمانی و سیستم های مدیریت گردش کار در فناوری اطلاعات، به منظور بهبود خدمات و محصولات معرفی گردید. منظور از بهبود، عبارت است از کلیه عملیات و تغییراتی که در فرایندها ایجاد می‌گردد تا هزینه و سرعت انجام را کاهش و کیفیت خروجی فرایند را افزایش دهد.

BPM پاردايمي مركب از مفاهيم مديريتي و فناوري اطلاعات (پلي بين كسب و كار با فناوري اطلاعات) است.

به طور کلی، سازمان‌ها در حال پذیرش BPM جهت بهره‌مندی از فرآیندهای بهینه‌شده بر حسب مدل و روش معماری اطلاعات محور (به جای سند محور) برای دستیابی به چابکی (Agility) در عملیات، کارآمدی بیشتر و بهره‌وری بالاتر هستند.

هدف:

کوتاه ترین تعریف برای توضیح اینکه هدف BPM چیست بهبود کیفیت خدمات و محصولات با استفاده از یک رویکرد ساختار یافته با تمرکز بر مدیریت فرایندهای کسب‌وکار سازمان و طراحی سیستماتیک است.

اصول:

  1. فرایندها دارایی‌های سازمان هستند که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌نمایند.
  2. با اندازه‌گیری، پایش، کنترل و تحلیل فرایندهای کسب‌وکار، سازمان قادر خواهد بود، ارزشی پایدار را به مشتری ارائه دهد و مبنایی برای بهبود فرایندها در اختیار داشته باشد.
  3. فرایندهای کسب‌وکار باید به صورت مستمر بهبود پیدا کنند.
  4. فناوری اطلاعات یک توانمند ساز حیاتی در اجرای BPM است.

چرخه حیات فرایندهای کسب و کار مدیریت فرآیند کسب و کار طی یک چرخه اتفاق می‌افتد. این چرخه شامل فازهایی است که به هم مرتبط می‌باشند:

طراحی و آنالیز

فاز طراحی و آنالیز نقطه شروع این چرخه می‌باشد. در این مرحله سازمان، فرایندهای تجاری و محیط فنی و تکنیکی بررسی می‌شوند و بر مبنای این بررسی فرایندها شناسایی، بازبینی، اعتبارسنجی می‌شوند و در نهایت با مدلسازی ارائه می‌شوند. فرایندهایی که با مدل‌ها و نشان گذاری‌های گرافیکی ارائه می‌شوند باعث تسهیل در فهم فرایندها می‌شوند بنابراین ذینفعان مختلف می‌توانند به صورت مؤثر در تعریف و بهبود فرایندها شرکت کنند. تکنیک‌های مدل‌سازی، اعتبارسنجی، شبیه‌سازی و تأیید فرایند در این فاز انجام می‌شوند.

پیکربندی

پس از مدل‌سازی و تأیید فرایندها، این فرایندها باید پیاده‌سازی شوند. روش‌های مختلفی برای انجام این کار موجود می‌باشد. آن‌ها می‌توانند با یک مجموعه از سیاست‌ها و رویه‌هایی که توسط افراد سازمان پذیرفته شده‌است انجام شوند. در این حالت ممکن است که اجرای فرایندها بدون هیچ سیستم نرم‌افزاری باشد. در این مرحله سیستم نرم‌افزاری برای اجرای فرایندها پیاده‌سازی می‌شود. مدلسازی فرایندها در پیاده‌سازی این سیستم‌ها کمک می‌کند. این سیستم باید مطابق با محیط سازمان و فرایندهای تأیید شده ان باشد. این پیکربندی شامل تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه کردن سیستم‌های نرم‌افزاری موجود با سیستم مدیریت فرایند تجاری می‌باشد. اغلب در سازمان‌ها فرایندها با سیستم‌های موجود پشتیبانی می‌شوند در این فاز پیکربندی باید بتوان سیستم‌های موجود را به سیستم مدیریت فرایند تجاری ضمیمه کرد. سیستم مدیریت اطلاعات فرایندهای تجاری جنبه تراکنشی دارد.

اجرایی کردن BPM چیست

بعد از پیکربندی سیستم ، فرایندها به صورت قانونی در می‌آیند. این فاز فرایندهای واقعی و در حال اجرا را شامل می‌شود. فرایندها برای رسیدن به اهداف کسب و کار راه‌اندازی شده‌اند. این فرایندها رویدادهای تعریف شده را دنبال می‌کنند. سیستم مدیریت فرایند تجاری به‌طور مؤثر اجرای فرایندهای تجاری را کنترل می‌کند. مؤلفه نظارت در سیستم مدیریت فرایند تجاری وضعیت فرایندها را مشخص می‌کند. نظارت فرایندها یک مکانیزم مهم در صحت اطلاعات فرایندها می‌باشد. اطلاعات مربوط به جزییات فرایندها در سیستم مدیریت فرایند تجاری قابل دسترس می‌باشد. اطلاعات نظارتی بر مبنای وضعیت فرایندها می‌باشد. در این فاز داده‌های اجرایی با ارزش به صورت Log File جمع‌آوری می‌شوند.

ارزیابی

در این فاز از اطلاعات موجود برای ارزیابی و بهبود مدل‌های فرایندی استفاده می‌شود. این ارزیابی با تکنیک‌هایی مانند کاوش فرایند و نظارت بر فعالیت‌های تجاری انجام می‌شود. این تکنیک‌ها به شرح زیر می‌باشند:

کاوش فرایند

کاوش فرایند مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهای مرتبط با نظارت بر فرایند می‌باشد. هدف از کاوش فرایند، تحلیل ثبت وقایع (Event Logs) استخراج شده در طی نظارت بر فرایند و مقایسه آن‌ها با یک مدل فرایند منطقی می‌باشد. این کاوش را از سه منظر می‌توان بررسی کرد: منظر فرایندی: در این منظر کنترل گردش کار و علت انجام فرایندها بررسی می‌شود. منظر سازمانی: در این منظر ساختار سازمانی و افراد درگیر در فرایند مورد نظر می‌باشند. منظر داده‌ای: در این منظر داده‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند.

نظارت بر فعالیت تجاری

نظارت بر فعالیت تجاری، نظارت اتوماتیک بر فعالیت فرآیند کسب و کار است و به صورت ماژولی در سیستم مدیریت فرایند تجاری پیاده‌سازی می‌شود. به منظور استفاده از BAM باید شاخص‌های کلیدی کارایی شناسایی شوند و سیستمی به منظور نظارت و پاسخگویی به تغییرات به صورت بی‌درنگ ساخته شود.

بحث و نتیجه گیری مبحث BPM چیست

BPMقصد دارد تا کمپانیها استانداردهای تنظیمی را برای خود تعیین کنند و بيشتر از آن چون BPM دوست دارد تا بودجه را کاهش دهد بطوري که آن مرکزيت بر روشهاي بکارگيري ورودي سرمايه اي از قبيل شناسايي و چگونگي فرايند توليد و تعديل کارمندان دارد بنابراین مديران سيستم بايد وسعت استفاده از آن را درک کنند.